摘 要：随着社会的发展，更多的机关建立起了自己的文档管理，对机关文秘和文档工作的管理提出了更高的要求。办公室文秘人员不仅负责为领导出谋划策，而且还负责文案的管理，作为一名文秘人员，怎么样更好的处理好平常的工作和文档管理，使得文秘人员与文档的管理工作一体化是值得思考的问题。
关键词：文秘人员 文档管理 工作 关系
对于一名文秘人员来说，文档的管理是一项看似简单，但是牵涉内容极深的重大工作。一个文秘人员如何做好文档的管理工作是目前的一个难题，做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，是加强文秘人员与文档管理工作的关键。
1、文秘工作和文书档案管理工作的关系。
文秘工作与文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。在日常工作中，作为文秘工作人员，需要处理大量的文字工作，从而就需要对这些文档进行归档管理，要做好档案工作，就得从公文抓起，高质量的档案管理来自高质量的公文，高水平的文书档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。只有正确处理好各层次的关系，才能做好的处理文秘工作和文书档案管理工作的关系，有利于工作的开展。
2、具备良好的文化素养是文秘人员做好文档管理的先决条件。
要做好文档管理，首先文秘人员要具备良好的文化素养。具体体现在以下两个问题。
2.1做好会议、电话的记录以及重要指示的总结抄写等。第一、文秘人员作为领导的助理，要做好会议、电话等记录，并对上级的精神指示进行分类总结，进而向各个部门传达，使会议以及领导的指示尽快落实到各个部门和机关，加快政策的实施速度，提高办事效率。第二，文稿的模拟和起草。在各个机关中，文稿的模拟和起草是机关中不可或缺的一部分。在此过程中，常常会出现领导亲自动手进行编写，秘书进行后期的内容整理工作。有的时候，领导进行口头的阐述，要求秘书进行撰写。第三，配合协调领导工作。主要表现工作中领导进行问题的主导，抓问题的重要环节，具体的一些工作一般都有文秘进行完成。
2.2文秘人员具备文档管理的要求。作为一个文秘的人员是否能够科学的、合理的进行文档管理是很重要的，而且做好文档的管理工作是确保整个中心工作正常运行的关键，目前机关的档案管理工作一般都是机关的办公部门进行管理，而且这些资料一般存放在管理室内，其中主要存放有公司的人事资料和档案，为工作中的需求提供了丰富的参考资料，因此，这项工作不单单是管理工作，更重要的是需要文秘人员的素养和能力，只有这些作为前提，具备一定的管理能力才能够进行这项工作。
3、文秘工作者进行文档管理的实施措施。
从今后的发展趋势看，“文档一体化”管理是机关档案管理工作的大势所趋。因此，要建立规范的“文档一体化”管理模式，从多角度、多层次地为整个社会提供档案内容，更好地为各项工作服务，必须做好以下几方面工作。
3.1 强化“文档一体化”管理意识。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，作为文秘人员必须有较强的文书档案意识，及时对文档资料进行总结和归档，时刻提醒自己每天应该做的事情，强化自我意识。
3.2 强化“全过程管理”工作，树立质量意识。不论文秘工作，还是文书档案工作，首选要理顺管理体制，建立完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。每个环节的每个工作人员都要确立质量第一的观念，明确各自责任，这是“全过程管理”的前提。
3.3 加强标准化建设。“文档一体化”必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。不仅如此，“文档一体化”建设不应只限制在传统的文书档案部门，还应扩展到各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的档案领域，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥“一体化”数据共享优势。
3.4 加强职业队伍的建设。对于一些机关来说，公司的档案管理是一个文秘不能胜任的，需要一定的团队来进行管理的，但是大多数的领导并不引起重视，而是让一个没有文档管理的文秘工作担任，这样一来造成管理混乱和工作效率大大降低，因此，加强文档管理人员的队伍建设是档案管理工作中重要的任务。
3.5 强化文秘部门文书立卷工作。文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分，是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施，也是文件运转处理的终点与归宿。文书立卷的关键是要有计划地做好平时积累，并进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又有利于年终立卷，并能保证文件材料的完整性。
3.6 做好协调管理。在文秘进行文秘工作和文档管理的工作中经常出现问题交织的情况发生，导致整个工作无法正常进行。因此，文秘工作人员需要做好本职工作之外，协调好文档管理的工作，一般做好协调管理不仅仅限于这两方面工作，还需要做好部门协调、人事协调、领导协调等方面的工作。
3.7 加强电子政务和信息化化建设。只有规范文秘工作和文档的管理，使两者有机的结合在一起，依靠现代化的信息技术，实现网上办公，尽快建立电子政务系统，按照国家相应的标准建立电子文档管理系统，在办公自动化的建设中，有机的将文档管理与电子政务系统有机的结合在一起。通过现代化的手段，在确保电子公文高效、安全运行的同时，减少人工量，提高工作效率，避免重复作业。
4、结束语
文秘工作与文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。只有充分了解文秘人员与文档管理工作的关系，从多方面采取措施，才能加强文秘人员与文档管理的一体化。
参考文献：
[1] 晏绪芳.浅谈机关文秘修养与文档管理[J].科技资讯. 2006（06）
[2] 杨菊红.浅论文秘人员修养与文书档案管理[J].河南水利与南水北调. 2008（04）
[3]闫立萍.浅析现代文秘工作与档案管理[J].才智. 2011（19）
[4] 彭靖，孙亚丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].兰台内外. 2006（04）
[5] 周巧君.浅论文秘工作与档案管理工作的衔接[J].恩施职业技术学院学报（综合版）. 2002（03）
本文链接：http://www.vanbs.com/v-97-2087.html浅谈如何加强文秘人员与文档管理工作的一体化
相关文章：
公司活动年会邀请函09-27
教师节的发言稿09-12
廉洁家风家训演讲稿08-08
流水般的母爱初一作文900字10-20
小学作文：喜欢的小动物10-05
描写夏天的美景的作文400字08-17
假如我会变作文优选07-29
山西应用科技学院三本录取分数线 2023年山西本科分数线11-01
青海高考状元是谁，分数是多少?09-16
《暮江吟》原文翻译及赏析10-26
个人简历自我介绍09-20
九月你好朋友圈文案08-31
实用的哲理的人生语句94条08-02
生产部新年工作计划08-16
早恋学生保证书09-21
工作疏忽检讨书08-27