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论如何加强文秘工作与文书档案管理工作一体化

时间：2024-08-15 17:53:16 35

[摘要]随着信息技术日新月异的发展，越来越多的工作开始向着信息自动化管理的模式发展。当前，文秘工作和文书档案的管理工作也逐渐向着这个趋势发展。在这种形势下，对文秘工作及文书档案管理工作提出了更严格的要求。加强文秘工作与文书档案管理工作一体化是提高这两者工作效率的关键。

[关键词]文秘工作；文书档案；管理；一体化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.142

[中图分类号]C931.46 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。

随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

2 文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

在这两种工作的日常运行过程中，都是各自负责自己的工作内容，这种制度在一定程度上使这两者间的距离越来越大。文秘工作对文书档案管理工作的内容不明确，而文书档案管理工作在工作中也不会考虑到文书工作的内容，最终导致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不规范现象。

2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面，办理程序不规范

文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的，但许多文秘工作却对其不加以重视，出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外，文秘工作在选用主题词时，理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象，例如，越级签发、没有对公文进行登记就签发等，这些都会影响到文书档案工作的质量。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标、装订不规范

纸张大小、型号不统一，导致在装订时出现掉页等情况，影响公文的整体美观。另外，对公文的用纸质量控制不严格，一段时间后出现字迹不清晰等情况，严重影响公文质量。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

3 实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化公文全过程的管理工作，树立质量意识