摘要: 文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作，随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，它们的关系尤为重要。从分析信息时代文秘工作与档案管理的关系，指出二者间存在的主要问题以及对实现现代化文秘与档案管理工作规范化提出了具体的措施。其目的在于帮助文秘与档案管理人员提高认识，实现文秘工作与档案管理一体化，提高文书档案质量。文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。信息技术给档案工作带来了革命性变化，为此。在信息时代必须对文秘工作和档案管理工作重新定位。文秘工作与档案管理工作应规范衔接，实现“文档一体化”管理模式。
关键词:文秘工作；档案管理；关系；组合
中图分类号：[G277]文献标识码：A 文章编号：
1、引言
在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，他们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
文秘工作的范畴相对来说，一般是跟一些资料，档案管理相互联系的，文秘工作肯定离不开档案管理工作，文秘要做好本职工作首先要学会档案管理，档案管理讲求细心，细致，工作不能够大意，马虎，否则就容易造成疏忽。文秘工作与档案管理工作可谓相辅相成，二者通过工作的关系建立联系，又相互补充，相互依赖。文秘工作与档案管理有着密切的联系。文秘工作是档案管理的前期工作。可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用。但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
2、文秘工作与档案管理的关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文，它既是文秘工作的主要产品，又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。
2.1对现代文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等。
2.2文秘工作是档案管理的基础
文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。
3、文秘工作与档案管理的结合
3.1文秘工作与档案管理相结合能够增强文秘工作者业务素质
由于机关文书档案管理工作具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、会计等档案，门类很多，内容丰富，工作复杂，要提供大量的参考资料，要求提供的资料迅速、准确，就有了一定的难度。因此，从事此类的工作者除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。首先，努力提高自身综合素养。收文、发文、存档和管理等文书处理的各个环节，简单看起来是收、发、存和管，用字一线穿，都是为应用服务的，但对于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的参谋和助手，还要在加强本职工作修养的同时，应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。那种以“消息灵通”炫耀自己和拿党的机密讨好别人的恶习，则必须坚决根除。其次，培养综合分析与应用能力。文秘工作是一个细致的、大量的琐碎工作，每一份文件都涉及到许多领导和部门。由于具有的工作特殊性，对所有的文件能够先知先觉。在处理文件时，文秘工作者不仅要事先了解文件内容，抓住文件的中心或某一特征，以便于记忆，利于传阅和阅示。还要注意上道工序与下道工序的衔接(如文件的收集、分类、立卷)，充分考虑好今后文件的查找应用和归档。只有通过文书处理的综合分析与应用，在实践中不断掌握文秘工作与档案管理两者之间结合的规律性，才能有效提高文秘工作者的业务能力。
3.2文秘工作与档案管理相结合能够提高文秘工作者的办文效率
文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约。一份文件制作完毕后，要经过封发、传递、收启、登记、拟办、承办、催办等运转环节，而每一环节都有可能出现延误、积压、迟滞现象，从而影响文书的正常运行。由于人员精减，一岗多职，客观上给予文秘人员增加了办文运转环节的难度。这就需要文秘人员周密思考，综合管理，及时、准确地处理文书，确保各个运转环节畅通无阻，防止紊乱、积压和文牍主义，以期提高工作效率。
3.3文秘工作与档案管理相结合能够提高档案管理服务质量
文秘工作者在管理文件的过程中，要发挥好文件资料的实用价值，不仅要发挥对使用者的参谋、咨询作用，同时也要提高服务质量。笔者认为，充分发挥办公信息自动化的作用，统筹规划，实现文件资料共享，是提高档案管理质量的必然趋势。做好文件的电子计算机管理。由于文秘工作者兼具档案管理工作，这就为今后使用计算机查阅档案提供了便利条件。文秘工作者在印发单位内部文件的同时，将文件按年度、类型在计算机里予以编文秘工作者在管理文件的过程中，要编号存档，设置密码确保文件安全，形成电子档案。这样，在今后提供查档服务中，无需到档案室查阅，直接运用电脑随查随用，方便快捷，提高了服务质量。
4、结语
随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作也要不断发展，文秘与档案管理工作十分重要。信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化，实现文秘工作与档案管理一体化，从源头上来提高文书档案质量。
参考文献：
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[5]师云龙．浅谈文秘工作与档案管理[J]．中国管理信息
化．2012(14)
本文链接：http://www.vanbs.com/v-97-2090.html浅析文秘工作与档案管理的关系及其有效组合
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