一、公司文秘的内涵
公司文秘的涵义就是协助公司特别是领导工作的人员，是公司领导的参谋和助手，是协助处理日常事务，并为决策及实施服务的人员。公司文秘这个职位在企业组织架构中处于一个比较特殊的地位。它是公司领导与公司内外沟通或信息传递的重要环节，起着承上启下，疏通协调的作用。
二、公司文秘的特征
第一，综合性。公司文秘工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有很强的综合性。公司文秘必须有全局观念，学会从领导的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好文秘工作。
第二，保密性。就公司而言，在保密性方面，公司文秘在领导身边工作，比其他类型的企业文秘更容易接触到各种级别的资料文件，掌握很多重要情报资料，也更容易成为企业之间、竞争对手之间各种间谍活动的对象。因此，在日常工作中，对公司文秘保密的要求也更高，公司文秘应当时刻都保持高度的安全保密意识。
二、公司文秘职业道德和信息搜集的现状分析
第一，职业道德的现状。公司文秘的思想品质问题，关系到工作中如何处理事务，是否能够按照党的方针、路线、政策办事，同时也反映了文秘的党性修养、自身素质的高低。不可否认，公司的文秘从业人员在对公司的发展中做出了不可磨灭的贡献，但通过很多案例清楚地看到，有为数不少的公司文秘们经受不住腐败与反腐败斗争的考验，堕入泥潭而不能自拔，甚至成为犯罪的帮凶、主谋。因此，公司的文秘职业道德需要不断加强。
第二，信息搜集及归纳的现状。具备较强的信息意识是文秘人员提高工作效率的重要保证。文秘人员要能在每天接触的各种材料中收集、归纳出最有用的信息并将其提供给领导，就需要具备敏锐的洞察力，而敏锐的洞察力又是以丰富的知识为基础的。而目前来说，公司的文秘由于规章制度以及职业道德等方面的影响，对信息搜集认识不足，造成了很大的问题。
第三，存在的问题。在缺乏制度赋予的权力的情况下，公司文秘的工作环境往往取决于大股东的意志及态度，从而造成公司文秘职业道德经常性出现问题。公司文秘所从事的沟通、协调以及平衡各方利益的工作常让公司文秘“两面受气”。在衡量控股股东及社会公众股东之间的利益时，公司文秘极易成为由控股股东控制的董事会的附庸，很难起到维护中小股东利益的作用。
三、加强公司文秘职业道德和信息搜集及归纳的途径
第一，加强文秘自我约束和管理。确立正确的文秘价值观。文秘价值观是文秘伦理的核心，是文秘人员赖以担当文秘角色、从事文秘工作的思想基础和道德基础，也是文秘人员的人生观、社会观、行为观和职业道德观的反映。只有建立正确的文秘价值观，文秘才能正确地把握文秘角色，最大限度地发挥文秘人员整体的社会功能和个体的社会作用。正确的文秘价值观是以配角为荣耀，以服从为天职。
第二，明确权责，建立奖惩机制。明确职责，建立奖惩机制，不仅是对领导干部而言，而且对于文秘也同样需要考核。首先要有一套监督制约措施，建立对文秘的考廉机制，定期对文秘的廉政情况进行考核。
同时，也要建立激励机制。激励可以通过给予高额薪金、发放奖金等方式进行，还可以通过更为灵活有效的员工持股计划和高级管理人员期权计划制度来实现。持股计划将有效提高员工的主人翁意识，增强员工对公司的归属感，提高员工的责任心和持续的工作热情。并将经营者的利益与公司股东利益更紧密地挂钩，实现公司的可持续发展。在我国，还可以在公司内部树立企业文化意识，培养文秘的集体荣誉感，运用精神奖励，成就感和社会地位的提升作为对公司优秀员工的激励办法。激励措施的多元化和合理的搭配使用必将促进文秘人员不断开拓业务，进行业务创新，为公司获得创新垄断利润。
第三，加强职业道德教育和法制教育。必须树立正确的职业道德观念。从具体的文秘出现的问题来看，都是在长期的活动中由最初产生不道德心理、实施不道德行为开始，逐渐发展演化，到最后产生犯罪心理、实施犯罪行为；因此，这就需要大力加强行业的职业道德教育，大力加强各行业的自律组织的组织建设和规划建设，从而使每一个行业文秘都能够具有正确的职业道德观念。
法制观念，是指法律知识、法律观点以及法律信念。现代市场运行的基础，就是健全的法律规范。这就要求行业人员在进行活动时必须拥有完备的法律知识以及健全的法律观念。因此，要大力开展法制特别是刑事法制的教育活动，使公司文秘都能够树立正确的法制观念，特别是刑事法制观念，从而自觉地抵御违法犯罪行为的发生。
第四，掌握知识，培育资料收集和处理能力。文秘的重要责任就是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，而为了能提供科学优质的参谋服务，就要求努力提高信息调研水平，切实做好信息收集及分析工作。因此，按照企业既定业务目标和长远目标，对大量的企业数据进行搜集和分析，揭示隐藏的、未知的或验证已知的规律性，则成为企业运用商业信息至关重要的第一步。搜集信息要有预见性、广泛性、多样性。
（作者单位：中铁二局顷北项目部）
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