摘要
当今社会，经济与文化事业蓬勃发展，社会分工细化，秘书岗位缺口大，但在2004年以后，中职学校文秘专业毕业生的就业却出现供大于求的局面，这直接影响了学校的招生，一方面是社会岗位缺口大，另一方面是学校人才无法就业，什么原因导致这一结构性矛盾的产生呢，本文以此为切入口，借助调研资料，就社会用人单位对秘书人员的质和量的需求进行探讨，同时就中职学校文秘专业之招生宣传、专业与课程建设、学生综合素质培养及职业生涯规划等问题进行综合研究，试图找出这一结构性矛盾的根源，进而寻求解决中职学校文秘专业招生与就业两难困境的有效措施。
关键词：中职学校；文秘专业；招生与就业；决策
中图分类号：G71
1.前言
随着社会信息化、网络化的高速发展，社会的分工越来越细化，各领域、各行业的管理工作中，也出现决策性活动和辅活动相分离的现象，基于这些现象，不仅国家机关、社会团体、各类企事业单位需配备相应的文秘人员，来自各个领域的实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书提供辅助的社会人士，也都需要聘用秘书，因此，为领导决策及实施提供服务的文秘人员，就成为从业范围广泛、从业人数众多的一种社会职业，社会对秘书的需求量很大，很多知名企业都为招不到合适的秘书人员而遗憾，这一现象表明，各类院校的文秘专业办学前景光明。但令人意外的是，资料显示，2004年以后，文秘专业由各类院校的重要专业之一转而走向低谷，几乎所有大中专院校的文秘专业均出现招生与就业大逆转的现象，因为，学校培养的秘书人才供大于求，以北京市为例，2004年，北京市文秘岗位需求数量虽排在第三位，但文秘岗位与应聘人数的比例是1：6；2009年度，全国人才市场招聘数量居前十位的职业中文秘排在第五位，求职数量排在前十位的专业中文秘虽也排在第五位，但供求比例也明显供大于求，这一现象说明了学校培养人才的滞留，它直接导致了文秘专业办学进入了招生与就业两难的困境。一方面是社会缺口大，另一方面是人才无法就业，造成这一结构性矛盾的原因是什么呢？本文就此现象为切入口，就中职学校文秘专业招生与就业两难困境进行探讨，意在寻求原因及决策。
2解密困境--找出矛盾的根源
2.1学生的就业意向与社会需求不一致
大多数学生选择文秘专业时，意向多是进入国家机关从事文秘工作。然而，随着国家机构改革的深入，公务员制度的全面实施，国家机关招聘公务员主要面向本科层次以上的文科毕业生，中职学校文秘专业的毕业生绝大多数难以进入国家机关工作，而在国家机关、事业单位的文秘人员需求量在逐步递减的情况下，外资企业、民办企业的文秘人员需求量在逐步递增；另一现象显示，大型单位分工较细，文秘人员的需求量大，多以行政秘书工作为主，分专职文员、专职档案员、专职干事、专职机要员等，职责比较单一；中小型单位的文秘人员需求量小，其聘用文秘人员实际上是一种"综合秘书"，也称为"办公室文员"，身兼多职；中小型单位对文秘人员需求量少，但中小型单位的数量呈增长趋势，所以中小型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的，其它如经济、法律、医务等方面也需要增加文秘人员来协助管理工作。但，这些岗位都不在文秘专业毕业生的就业意向内。
2.2学生综合素质与用人单位的要求不一致
当今世界，信息高速发展，行业分工细化，社会对文秘人才的素质要求也趋于多元化，为适应跨学科、跨专业、跨领域的岗位，用人单位普遍注重文秘专业毕业生的综合素质，"德才兼备"是共同倾向，职业道德、文化素质、心理素质都成了社会对秘书人员关注的素质因素，而当前中职学校过多地强调技巧训练，甚至出现单纯训练与考证相结合的主要办学途径，忽视学生的综合素质培养，导致毕业生的素质单一化，与用人单位的要求不一致。
2.3学生秘书意识与用人单位不一致
企业之所以难以招聘到合格的文秘人员，很大的原因是因为企业规模扩大了，对文秘人员素质与文秘工作质量要求就提高了，比如，企业外向型经济模式的发展，对文秘人员参与外向型经济活动的能力要求更高；企业本身需要经营、管理及掌握市场法规等综合能力很强的秘书人才；企业还需要文秘人员能在维护领导尊严和员工利益上做大量的沟通工作；企业管理也需要文秘人员有创新能力。这是一种秘书意识行为，这种意识的形成需要文秘专业学生通用能力和专业能力的高度结合，但当今的文秘专业学生，通用能力明显欠缺，这些也是企业缺人才而毕业生没岗位的结构性矛盾的原因之一。
3解密决策--走出困境的方案
3.1针对招生存在问题，宜改变单调的宣传方法
3.1.1合理制定招生计划
针对社会需求与自身办学条件，走高精准招生线路，避免盲目招生。所谓高，指的是学生素质方面，要求要高；精，指学生人数，宜根据调研资料及用人单位需求来确定招生人数，避免出现供大于求现象；准，指专业的定位，更细化的话，包括课程的设置等，都要瞄准市场需求，以就业为导向而制定。
3.1.2调整招生宣传资料
招生宣传方式要多元化，过去的招生宣传依靠一系列的文秘专业学科资料介绍，方式与内容模式化，难以消除学生及家长对就业难问题的担忧，学校应针对这一现象，合理筛选宣传资料，化解招生对象的疑虑，避免宣传资料模式化。
3.1.3增加宣传资料内容
往届毕业生的就业情况是招生对象最信任的信息，学校可在宣传资料上添加往届优秀毕业生的就业资料及合作知名企业资料，重新树立学生及家长的就读就业信心。
3.1.4拓宽就业空间信息
从学生就业的横向拓展与职业的纵向发展方向上，去引导学生重新定位就业意向，横向发展指学生毕业生时的择业空间，纵向发展指学生就业后的终身发展空间。
3.2针对教学存在问题，宜改变单纯的教学模式
这里的教学模式指的是学生进校后的整个培养过程，这个环节包含几个内容：
3.2.1职业教育观
职业教育要坚持能力培养与人格培养并存的原则，在这里，能力培养指专业技能训练，人格培养指综合素质的熏陶。在以就业为导向的思想指引下，很多学校片面强化技能训练，而提升综合素质的人文学科开课率几乎为零，这是非常不明智的，专业技能固然重要，但目前的招生制度决定了，入读中职学校的大多数学生，综合素质非常差，有的连小学都没有真正读好，这样的学生来到中职学校，如果取消综合素质课程，那么，他们中的许多人，连最基本的人格都是不健全的，而前文已详述，综合素质是用人单位极为重视的因素，作为中职学校，此时停止教授人文素养课程，将影响学生的社会竞争力，甚至影响其终生的发展。
3.2.2课程设置观
课程建设是培养学生职业能力的关键因素，而职业能力通常包括两个两大模块，即通用能力和专业能力。通用能力就是综合素质，它是从事任何工作的任何人获得成功所必需掌握的技能，是跨职业的、可迁徙的、有助于终身学习和发展的能力，而专业能力主要指运用专门技术和掌握该技术所需的基础知识以及从事某职业基本工作的能力。学校要在深入调研的基础上进行课程建设，而深入教研的目的是了解用人单位对文秘专业人才的职业能力需求，使学校教学有的放矢。调研的内容应包括用人单位对文秘人员的质和量的需求情况，以及毕业生的就业情况，如据有关调查资料显示，用人单位最看重的文秘专业毕业生前五项综合能力依次为：语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力和文字表达能力。文秘专业学生只有具备以上五项综合能力，才能被用人单位看好。学校可利用这些调研资料来进行专业课程建设。课程的设置可以学生今后择业的横向发展和纵向发展为导向，制定相应的教学计划，横向发展指的是毕业生对社会岗位的适应空间，适应空间越大，说明学校的课程设计符合社会发展需求，而纵向发展指的是已有岗位的学生的终身发展空间，能设置利于学生终身发展能力的课程，学校就占据了时展的前沿，它使教育走上了高瞻远瞩的境界。
3.2.3教学模式观
教学模式包括教学内容和教学手段，前文已提及，职业能力由通用能力和专业能力组成，那么，如何帮助学生获得这两项能力就是我们设计教学内容和手段的唯一依据。课程建设既要有横向发展观，也要体现学生的纵向发展观，那么，教育模式就要重视综合素质的培养，以拓宽就业领域为导向，采用宽基础，活模块的教学模式，使学生既掌握专业能力，也拥有通用能力，从而提高学生的社会竞争力。
3.2.4师资建设观
毫无疑问，绝大多数老师都是德才兼备的，但很多文秘专业的专业老师都是中文出身，而且走的是从学校到学校的路子，他们拥有深厚的文学素养，却缺少作为一个专业教师所必须具备的岗位实践经历，因此常会出现照本宣科的现象，这样的老师培养出来的学生缺乏职业意识和创新意识，他们容易与社会需求脱钩。因此，建议专业教师都应有深入企事业单位，从事秘书岗位工作的经验，只有这样的老师授课，才能真正体现双师型教师的价值。
3.3针对就业问题，宜改变单一的就业意向
做好学生的职业生涯规划工作，是帮助学生尽快走上合适岗位的重要途径，在这项工作中，依然遵循横向就业与纵向发展的原则。具体可从以下几个方面进行：
3.3.1帮助学生树立就业思想
文秘工作繁、杂、忙、累，不管是管理助手，还是从事文字档案管理、行政后勤管理、协助经营管理、组织协调公司会务、公关与政府关系和公务差旅等，每天的工作内容都是些平凡、琐碎、细微的事务性工作；工作过程中还需要不断熟悉掌握公司各部门业务，收集、处理各种信息，秘书还必须在复杂而且繁琐，看似一些枯燥乏味、鸡毛蒜皮的小事情之间，处理协调上下级和各部门关系；秘书工作范围广，它不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在，往往是领导及单位工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里；因此，要帮助学生树立正确的就业思想，培养学生爱岗敬业的精神，这是做好文秘工作的前提，也是学生顺利就业的前提。
3.3.2引导学生拓宽就业空间
拓宽学生的就业空间，指的就是学生的横向发展观，前文已提及，社会的高速发展导致分工细化现象明显，不仅国家机关、社会团体、各类企事业甚至来自网络的系列单位都设置了管理机构，需配备相应的文秘人员，而且来自各个领域的实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书提供辅助服务的社会人士，也都需要聘用秘书，因此，学校有关部门要积极与社会各界用人单位或个人广泛联系，提供或引导学生去寻找更广阔的就业空间，顺利开展职业生涯。
3.3.3协助学生规划职业人生
规划职业人生是指学生的纵向发展观，这是一个终身学习的话题，学校有责任协助学生设计好自己的职业发展蓝图，可借助同行名人的成功之路、同校有成就毕业生的职业发展历程等资料，帮助学生树立终身发展观，如：充分发挥校园文化的宣传作用，潜移默化引导学生去思考他们今后的人生之路，树立正确的人生观。青岛市旅游学校的校园文化宣传工作就做得非常到位，在学生的就业指导方面发挥了巨大的做用，值得借鉴。
3.3.4清除"花瓶"说与"青春饭"说
文秘人员社会需求量很大，大多数文秘人员在从事文秘工作3-5年后会转换岗位或得到晋升，但并不表示文秘是吃青春饭的职业，它的发展靠的是自身的综合素养，做到五六十岁退休的女秘书大有人在，比尔盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书，可以把比尔盖茨的日程安排设计到分和秒，她因此而深受比尔盖茨的敬重；虽然在中、初级文秘人员中女性占绝大多数，但也不表示文秘是"花瓶职业"，男性秘书当秘书获得成功的比比皆是，在西方国家，年长资深的秘书会更受青睐，因为她/他们的自身的素质，以及对企业文化的认同度都造成了她/他们在职业生涯中的游刃有余。
4结束语
综上所述，社会对文秘人员的需求情况决定了文秘职业是一个充满活力和挑战性的职业，也是一个具有广阔发展前景的职业，中职学校只要依据社会的需求，踏实做好文秘专业的招生与就业工作，合理设置课程，优化教学方式，就能化解当前存在的结构性矛盾，从而为社会培养优秀的秘书人才，去实现教育的最大功能。
参考文献
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[4]杜宏伟.高素质文秘人员培养初探[J].教育与职业，2008（21）
[5]作者不祥.《关于文秘专业社会需求的调查报告》
本文链接：http://www.vanbs.com/v-97-2078.html解密文秘专业招生与就业两难之困境与决策
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